Welke documenten heb je nodig voor factoring?

Wat je leert in dit artikel:

• Waarom een factoringbedrijf überhaupt documenten opvraagt
• Welke documenten je doorgaans nodig hebt
• Hoe je je dossier zo snel mogelijk klaar krijgt

Wanneer een bank een lening verstrekt, kijkt zij in de eerste plaats naar de financiële situatie van jouw onderneming.  Banken hebben immers strikte vereisten en ondernemingen die hier niet aan voldoen krijgen daardoor geen of minder toegang tot de nodige financiële middelen.

Een factoringmaatschappij financiert jouw openstaande facturen.  Om een correcte analyse te maken wil zij niet enkel inzicht krijgen in jouw onderneming, maar ook in de kwaliteit van de openstaande vorderingen.

Commercial Finance Group kijkt niet in de eerste plaats naar je balans, ratio’s of bezittingen.  Centraal staat ‘wie je bent’ en ‘wat je doet’ en dit vertaalt zich in de openstaande vorderingen.

Toch zijn er wel degelijk documenten die je moet aanleveren.

In dit artikel zetten we alles op een rij: welke stukken je nodig hebt, waarom ze gevraagd worden.

Waarom vraagt een factorbedrijf documenten op?

Factoring is in essentie een combinatie van financiering, debiteurenbeheer en (afhankelijk van het type contract) bescherming tegen wanbetaling. Een factorbedrijf neemt je openstaande facturen over, schiet jou het geld voor, en int daarna bij je klanten. Dat betekent dat ze een degelijk beeld nodig hebben van wie jij bent, wat je doet, wie jouw klanten zijn, en of die facturen ook echt inbaar zijn.  Bovendien moet voldaan worden aan de wettelijke verplichting inzake anti-witwasregels (AML) en 'ken uw klant'-controles (KYC).

De documentaanvraag is geen administratieve last.  Het is een belangrijke stap richting ondersteuning voor cashflow en debiteurenbeheer.

De documenten op een rij

Nadat je contact hebt opgenomen met Commercial Finance Group (telefonisch, per mail of via de website) vindt er een eerste gesprek plaats.  Tijdens dit gesprek luisteren we naar jouw situatie.  Geen standaard verkooppraatje, wel een eerlijk gesprek over wat je doet en wat je zoekt.  Op basis van dit gesprek kunnen we al inschatten of factoring een goede match is.  Als het niet past, zeggen we het eerlijk.  Als het wel interessant lijkt, vragen we wat basisinformatie op.  Op deze manier krijgen we inzicht in je huidige situatie.

Wat we minstens nodig hebben:

• basis bedrijfsgegevens (ondernemingsnummer)
• informatie over de activiteiten (website)
• uittreksel UBO-register (wie zijn de uiteindelijke begunstigden van je bedrijf)
• recente ondernemingscijfers en/of businessplan (voorlopige cijfers van het lopende boekjaar)
• informatie over de (verwachte) omzet; maandelijkse facturatie
• Overzicht van de openstaande facturen (ouderdomsanalyse: hoeveel staat er open per klant, en hoe oud zijn die bedragen? )
• lijst van je belangrijkste klanten (naam, ondernemingsnummer, contactgegevens en betaalcondities per klant)
• facturatieproces (van order tot facturatie)
• voorbeeldfacturen (incl. contracten, orders en/of Leveringsbewijzen, prestatiebewijzen: een getekende leverbon, een afleveringsbon, timesheets bij dienstenprestaties, of een e-mailbevestiging van de klant. )
• overzicht van lopende financieringen en bijhorende zekerheden

Belangrijk: factoring werkt uitsluitend voor B2B-facturen, dus facturen aan andere bedrijven of overheden. Facturen aan particulieren komen niet in aanmerking.

Na ontvangst wordt de aangeleverde informatie geanalyseerd.  We kijken hierbij o.a. naar:

• Wie zijn je debiteuren?
• Wat is het risicoprofiel van deze bedrijven?
• Hoe is het betalingsgedrag?
• Welk percentage van je facturen kunnen we financieren?
• Zijn er grote concentraties?  (bijvoorbeeld één klant die 50% uitmaakt)

Op basis hiervan maken we een concreet voorstel: welk bedrag kunnen we financieren, tegen welke voorwaarden en wat zijn de kosten.  Vervolgens bespreken we het voorstel en beantwoorden we al je vragen.  

Als je akkoord gaat met het voorstel tekenen we het contract.  Bij de ondertekening vragen we - met het oog op de vaststelling en de controle van de identiteit - een identiteitsbewijs van de bestuurder(s) en tekenbevoegden.  

Met het oog op de operationele fase, en in het bijzonder voor de uitbetaling van enig beschikbaar saldo, behoeven we jouw rekeningnummer (incl. het bijhorende bankattest dat dit rekeningnummer toebehoort aan jouw bedrijf).

Hoe snel staat je dossier klaar?

De onboardingperiode, van eerste contact tot de eerste uitbetaling, duurt bij factoring doorgaans enkele weken. Dat is de tijd die nodig is om de financiële analyse te doen, je klantenportefeuille te beoordelen en het contract op te zetten. Bij CFG houden we als richtlijn aan dat je na twee à vier weken operationeel kunt zijn.

Eens het contract loopt, gaat het heel snel: je dient een factuur in, en doorgaans ontvang je binnen 24 tot 48 uur het voorschot op je rekening. De doorlooptijd van de aanvraag heeft dus weinig te maken met hoe snel factoring daarna werkt

Praktische checklist: klaar voor je factoringaanvraag?

Gebruik dit overzicht als startpunt. Mogelijks kunnen bijkomende stukken gevraagd worden. 

Basisgegevens

• ☐ Ondernemingsnummer
• ☐ Website
• ☐ UBO register uittreksel

Financieel

• ☐ Tussentijdse cijfers (YTD)
• ☐ Omzet – maandelijkse facturatie
• ☐ Ouderdomsanalyse

Facturatie & debiteuren

• ☐ Debiteurenlijst
• ☐ Facturatieproces
• ☐ Voorbeeldfacturen
• ☐ Bijlagen bij de voorbeelden
• ☐ Overzicht zekerheden

Meer weten of je aanvraag starten?

Bij Commercial Finance Group bekijken we jouw dossier altijd op maat. We helpen je door het aanvraagproces heen en geven je snel duidelijkheid over wat mogelijk is.

Of contacteer ons via: