Quels documents faut-il pour l'affacturage ?

Ce que vous apprendrez dans cet article :

• Pourquoi une société d’affacturage demande des documents
• De quels documents vous avez généralement besoin
• Comment constituer votre dossier le plus rapidement possible

Lorsqu’une banque accorde un prêt, elle regarde d’abord la situation financière de votre entreprise. Les banques ont en effet des exigences strictes, et les entreprises qui n’y répondent pas n’ont pas accès, ou un accès réduit, aux moyens financiers nécessaires.

Une société d’affacturage finance vos factures en attente de paiement. Pour réaliser une analyse correcte, elle veut non seulement mieux connaître votre entreprise, mais aussi la qualité des créances en cours.

Commercial Finance Group ne regarde pas d’abord votre bilan, vos ratios ou vos actifs. Ce qui compte, c’est « qui vous êtes » et « ce que vous faites », et cela se traduit dans les créances en cours.

Il existe pourtant bel et bien des documents que vous devez fournir.

Dans cet article, nous faisons le tour de la question : quelles pièces il vous faut, et pourquoi elles sont demandées.

Pourquoi une société d’affacturage demande-t-elle des documents ?

L’affacturage est, par essence, une combinaison de financement, de gestion des débiteurs et (selon le type de contrat) de protection contre l’impayé. Une société d’affacturage reprend vos factures en attente de paiement, vous avance l’argent, puis encaisse auprès de vos clients. Cela signifie qu’elle a besoin d’une image fiable de qui vous êtes, de ce que vous faites, de qui sont vos clients, et de la possibilité réelle de recouvrer ces factures. En outre, il faut satisfaire à l’obligation légale en matière de lutte contre le blanchiment (AML) et aux contrôles « connaissance du client » (KYC).

La demande de documents n’est pas une contrainte administrative. C’est une étape importante vers un soutien pour votre trésorerie et la gestion de vos débiteurs.

Les documents en un coup d’œil

Après votre prise de contact avec Commercial Finance Group (par téléphone, par e-mail ou via le site web), un premier entretien a lieu. Pendant cet échange, nous écoutons votre situation. Pas de discours commercial standard, mais une conversation honnête sur ce que vous faites et ce que vous cherchez. Sur cette base, nous pouvons déjà évaluer si l’affacturage est une bonne option. Si ce n’est pas le cas, nous vous le disons honnêtement. Si cela semble intéressant, nous demandons quelques informations de base. Cela nous permet de comprendre votre situation actuelle.

Ce dont nous avons au minimum besoin :

• les données de base de l’entreprise (numéro d’entreprise)
• des informations sur vos activités (site web)
• un extrait du registre UBO (qui sont les bénéficiaires effectifs de votre entreprise)
• les chiffres récents de l’entreprise et/ou un plan d’affaires (chiffres provisoires de l’exercice en cours)
• des informations sur le chiffre d’affaires (attendu) ; la facturation mensuelle
• un aperçu des factures en attente de paiement (balance âgée : combien est ouvert par client, et depuis combien de temps ?)
• la liste de vos principaux clients (nom, numéro d’entreprise, coordonnées et conditions de paiement par client)
• votre processus de facturation (de la commande à la facturation)
• des exemples de factures (y compris contrats, commandes et/ou preuves de livraison et de prestation : un bon de livraison signé, un bon de réception, des feuilles de temps pour les prestations de services, ou une confirmation par e-mail du client)
• un aperçu des financements en cours et des garanties associées

Important : l’affacturage fonctionne exclusivement pour les factures B2B, c’est-à-dire adressées à d’autres entreprises ou à des pouvoirs publics. Les factures adressées à des particuliers ne sont pas éligibles.

À réception, les informations transmises sont analysées. Nous examinons notamment :

• Qui sont vos débiteurs ?
• Quel est le profil de risque de ces entreprises ?
• Quel est leur comportement de paiement ?
• Quel pourcentage de vos factures pouvons-nous financer ?
• Y a-t-il de fortes concentrations ? (par exemple un client qui représente 50 %)

Sur cette base, nous établissons une proposition concrète : quel montant nous pouvons financer, à quelles conditions et quels en sont les coûts. Nous discutons ensuite de la proposition et répondons à toutes vos questions.  

Si vous acceptez la proposition, nous signons le contrat. Lors de la signature, nous demandons, aux fins de la vérification et du contrôle d’identité, une pièce d’identité du ou des administrateurs et des personnes habilitées à signer.  

En vue de la phase opérationnelle, et en particulier pour le paiement de tout solde disponible, nous avons besoin de votre numéro de compte (accompagné de l’attestation bancaire confirmant que ce numéro de compte appartient à votre entreprise).

En combien de temps votre dossier est-il prêt ?

La période d’intégration, du premier contact au premier paiement, dure généralement quelques semaines avec l’affacturage. C’est le temps nécessaire pour réaliser l’analyse financière, évaluer votre portefeuille clients et mettre le contrat en place. Chez CFG, nous prenons pour repère que vous pouvez être opérationnel après deux à quatre semaines.

Une fois le contrat en cours, tout va très vite : vous soumettez une facture et, en général, vous recevez l’avance sur votre compte dans les 24 à 48 heures. Le délai de traitement de la demande a donc peu à voir avec la rapidité de l’affacturage ensuite.

Checklist pratique : prêt pour votre demande d’affacturage ?

Utilisez cet aperçu comme point de départ. Il se peut que des pièces supplémentaires soient demandées. 

Données de base

• ☐ Numéro d’entreprise
• ☐ Site web
• ☐ Extrait du registre UBO

Données financières

• ☐ Chiffres intermédiaires (depuis le début de l’exercice)
• ☐ Chiffre d’affaires – facturation mensuelle
• ☐ Balance âgée

Facturation & débiteurs

• ☐ Liste des débiteurs
• ☐ Processus de facturation
• ☐ Exemples de factures
• ☐ Annexes des exemples
• ☐ Aperçu des garanties